Een inspectie in een zelfstandige winkel of marktkraam kan best uitdagend zijn. Vooral de handelsbalans opstellen is voor veel ondernemers een zoektocht. Want hoe maak je nu een handelsbalans als je niet de beschikking hebt over een digitaal voorraadbeheerssysteem of kassasysteem? Sommige ondernemers beschikken alleen over een geldkistje. Het lijkt ouderwets, maar het werkt nog steeds.
Ons antwoord: maatwerk. De inspecteur zal met u meedenken om het tot een goed einde te brengen. Er is namelijk altijd iets van administratie wat als uitgangspunt genomen kan worden. Elke levering die ontvangen wordt, moet namelijk samengaan met een leverdocument/pakbon. Die worden gecontroleerd bij de ingangscontrole.
Deze leverdocumenten moeten in ieder geval twee maanden inzichtelijk gemaakt worden. De maand waarin de inspectie plaatsvindt en de voorgaande maand. De overige mogen uit de administratie verwijderd worden. Mocht het nodig zijn, kan er altijd via een factuur iets opgezocht worden. Daarvoor geldt namelijk een fiscale bewaartermijn die veel langer is.
Een handigheidje voor de handelsbalans: meestal is het ruim op tijd bekend wanneer de inspectie zal plaatsvinden.
• Tel op de 1e dag van die maand de voorraad van een product dat u wilt gebruiken voor de handelsbalans.
• Noteer die voorraadstand, bijvoorbeeld op de pakbon van een nieuwe levering. Dat is de beginvoorraad.
• Noteer bij een nieuwe levering telkens op de pakbon of er derving is geweest van dat product. Dat zijn de mutaties.
• Tijdens de inspectie telt u samen met de inspecteur de dan aanwezige voorraad. Dat is de eindvoorraad.
Samen met de eventueel ontvangen facturen is er zo een onderbouwde handelsbalans gemaakt.
Van in ieder geval twee producten wordt een handelsbalans gevraagd. We snappen dat dat iets van uw tijd vraagt, maar zonder ondersteunende systemen is dit een makkelijke manier om toch een handelsbalans op te stellen. Daarmee wordt voorkomen dat de inspectie afgebroken moet worden.
